System zgłaszania nieprawidłowości

We wszystkich podmiotach Grupy, polskich i zagranicznych, obowiązują odrębne procedury zgłaszania nieprawidłowości.

W spółkach PZU i PZU Życie oraz pozostałych podmiotach Grupy Kapitałowej PZU pracownicy są informowani o obowiązujących normach postępowania m.in. na szkoleniach wstępnych dla pracowników, z zakresu compliance oraz e-learningowych.

Wszystkie porady dotyczące zachowań w kwestiach etycznych i prawnych udzielane są w sposób anonimowy, z pełnym poszanowaniem zasad poufności. Zgłoszone sprawy są poddawane szczegółowej analizie.

W 2019 roku w spółkach PZU i PZU Życie zgłoszono około 100 przypadków podejrzeń nieprawidłowości, co stanowi potwierdzenie faktycznego funkcjonowania Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości. Wszystkie zgłoszone sprawy zostały odnotowane w rejestrze i rozpatrzone zgodnie z obowiązującymi w Spółce regulacjami, w tym „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU oraz PZU Życie”.

We wszystkich spółkach Grupy istnieją niezależne mechanizmy zgłaszania informacji o zaistnieniu, podejrzeniu zaistnienia lub możliwości zaistnienia nieprawidłowości czy nadużyć, jak również wątpliwości bądź obaw co do zaistnienia nieprawidłowości.

Zgodnie z obowiązującą w spółkach procedurą zgłaszania nieprawidłowości wszelkie wskazane powyżej informacje o istotnym znaczeniu dla interesu prawnego i finansowego oraz nieprawidłowości natury etycznej mogą być zgłaszane następującymi kanałami obsługiwanymi przez Biuro Compliance poprzez:

• dedykowaną infolinię i faks;
• pocztę tradycyjną na adres Biura Compliance;
• dedykowane adresy e-mail;
• dedykowany formularz internetowy;
• osobiście: bezpośrednio do pracownika Biura Compliance.

Są one dostępne m.in. dla pracowników, agentów oraz innych podmiotów współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych.

Co do zasady w pozostałych podmiotach Grupy Kapitałowej PZU system został ukształtowany w oparciu o rozwiązania obowiązujące w PZU.

Zgodnie z obowiązującą procedurą postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości prowadzą pracownicy Zespołu Systemu Zgodności w Biurze Compliance, a w przypadku ich nieobecności lub wyłączenia postępowanie takie prowadzi Kierownik Zespołu Systemu Zgodności. W razie nieobecności lub wyłączenia osób, o których mowa powyżej, zajmuje się tym Dyrektor Biura Compliance.

Osoba prowadząca postępowanie dokonuje analizy okoliczności faktycznych i stanu prawnego podanych w zgłoszeniu, ustalonych w postępowaniu.

W pozostałych podmiotach Grupy PZU postępowania prowadzone są co do zasady przez jednostki compliance.

Mimo niezależności systemów zgłaszania naruszeń struktury działają sprawnie i efektywnie. Raporty podsumowujące ryzyka i naruszenia przedstawiane są zarządom poszczególnych spółek Grupy. W 2019 roku w całej Grupie PZU doszło łącznie do 24 potwierdzonych przypadków nieprzestrzegania zasad postępowania dotyczących etyki oraz praw człowieka (15 w 2018 roku). 6 z nich miało miejsce w Grupie Pekao, 17 w Grupie Alior Bank oraz 1 w Grupie PZU Zdrowie. W ich wyniku zastosowano następujące sankcje: rozmowa dyscyplinująca, przeniesienie pracownika do innej jednostki, rozwiązanie umowy o pracę. W Banku Pekao system zgłaszania nieprawidłowości określa polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing). Daje możliwość anonimowego zgłoszenia (bądź z ujawnieniem tożsamości zgłaszającego) praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem i regulacjami wewnętrznymi. Wszystkie zgłoszenia są analizowane i odpowiednio procesowane. Polityka nie została wdrożona w spółkach zależnych banku, jednak niektóre z nich opracowały wewnętrzne procedury regulujące to zagadnienie. Zrobiły to m.in. Centralny Dom Maklerski Pekao, Pekao Bank Hipoteczny i Pekao Investment Banking.

W Grupie Alior Bank proces zgłaszania naruszeń oraz gwarancje anonimowości dla osób zgłaszających określa polityka zgodności. Bank zapewnia możliwość korzystania z wielu kanałów komunikacji. Pracownik ma w tej sytuacji możliwość wyboru trybu zgłoszenia swoich uwag i komentarzy w taki sposób, który najbardziej mu odpowiada. Zgłoszenia może zostać dokonać ustnie, pisemnie do Departamentu Zgodności Regulacji lub e-mailowo na adres etyka@alior.pl, w tym także anonimowo, m.in. poprzez wysłanie wiadomości listem zwykłym lub e-mailem z publicznie dostępnych stron internetowych umożliwiających wysyłanie wiadomości bez podawania własnego adresu albo w każdy inny wybrany przez zgłaszającego sposób. Zgłoszenia naruszeń kierowane są do wiadomości Członka Zarządu banku odpowiedzialnego za bieżące funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń. Obecnie rolę tę spełnia Prezes Zarządu banku. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu banku, bank zapewnia możliwość dokonania zgłoszenia bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej banku, na jego imienną skrzynkę e-mailową. Za obsługę skrzynki etyka@alior.pl, koordynowanie weryfikacji zgłaszanych naruszeń oraz podejmowanie działań następczych odpowiedzialny jest Departament Zgodności Regulacji.

W Alior Bank obowiązuje również „Polityka środowiska pracy wolnego od niepożądanych zachowań w Alior Bank”, która dodatkowo reguluje kwestie zgłaszania nieprawidłowości w przypadku wystąpienia niepożądanych zachowań, takich jak mobbing, dyskryminacja, molestowanie i molestowanie seksualne.

We wszystkich spółkach obszaru zdrowie wdrożono pakiet regulacji compliance, w tym m.in. procedurę zgłaszania nieprawidłowości.

W spółkach zagranicznych PZU również obowiązują systemy zgłaszania nieprawidłowości. Naruszenia zgłaszane są drogą e-mailową bądź w formie pisemnej do bezpośredniego przełożonego. Na Litwie za pośrednictwem intranetu każdy pracownik może w sposób anonimowy zgłosić naruszenie bądź nadużycie. Po otrzymaniu powiadomienia menedżer ds. prewencji nadużyć przeprowadza kontrolę otrzymanych informacji, a wyniki dochodzenia przekazuje Zarządowi spółki.